Tin Tức

Máy scan chuyên dụng - Hiệu quả không ngờ

Việc số hóa tài liệu ngày nay đang được áp dụng trên mọi hệ thống từ Cơ quan chính phủ, đến Doanh nghiệp thậm chí là cá nhân cũng có nhu cầu số hóa tài liệu, hình ảnh… Một thiết bị  chuyên dụng sẽ đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu đó là máy quét (máy scan). Khi nhu cầu số hóa tài liệu xuất hiện nhưng không thường xuyên, số lượng tài liệu cần quét không đáng kể, thì khi đó Doanh nghiệp sẽ băn khoăn trong việc đầu tư một chiếc máy scan chuyên dụng. Vì thế, để nắm bắt nhu cầu của khách hàng dịch vụ cho thuê máy scan ra đời. Cùng với đó là rất nhiều những vấn đề liên quan đến việc thuê và cho thuê những thiết bị số hóa được đề cập.

Đối với gói dịch vụ thuê máy scan để sử dụng trong một thời gian nhất định, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích:

-          Đáp ứng ngay nhu cầu đang cấp thiết là số hóa tài liệu.

-          Có nhiều sự lựa chọn về nhà cung cấp dịch vụ, chủng loại máy cần thuê, giá cả dịch vụ, chất lượng dịch vụ…. nhằm đáp ứng tốt nhu cầu.

-          Không phải lựa chọn, nghiên cứu để mua một chiếc máy scan cho Doanh nghiệp mình.

-          Không phải quan tâm đế chế độ bảo dưỡng, bảo hành trong suốt thời gian sử dụng.

 Tuy nhiên khi có nhu cầu scan tài liệu số lượng lớn và sử dụng trong thời gian dài, hình ảnh quét cần được đảm bảo chất lượng, thông tin tài liệu cần được bảo mật, các dịch vụ xử lý bên ngoài thường hay xảy ra những sai sót thì giải pháp tối ưu nhất là sở hữu cho Doanh nghiệp một chiếc máy scan để sử dụng trong suốt quá trình hoạt động và phục vụ nhu cầu công việc, kinh doanh là rất đáng để thực hiện.

Các công nghệ xử lý tài liệu văn bản, chuyển đổi văn bản trên giấy thành những tập tin điện tử phục vụ cho việc lưu trữ và trao đổi thông tin giữa nội bộ cơ quan hay giữa các đơn vị với nhau mang lại hiệu quả cao trong quản lý và điều hành. Do những điều kiện khác nhau về việc ứng dụng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng chưa cao, mức độ đầu tư chưa đủ lớn nên việc tồn tại khối lượng khổng lồ văn bản, tài liệu, sách báo bằng giấy vẫn còn là một thực tế.

Và nếu chỉ số hóa tài liệu một cách đơn thuần và tự phát khi số lượng văn bản giấy đã trở nên khổng lồ thì cũng không đem lại hiệu quả thực sự. Công việc hàng ngày đang rất cần sự hỗ trợ của thiết bị chuyên dụng trong việc xử lý, truyền tải thông tin. Đem lại lợi ích trong việc bảo quản tài liệu, tiết kiệm chi phí, cơ chế quản lý khoa học, đặc biệt là việc khai thác trở nên dễ dàng nhanh chóng và tiện lợi.

 Thị trường máy quét hiện nay đã rất đa dạng và đáp ứng đủ mọi phân khúc từ thấp đến cao, từ nhu cầu cá nhân đến tổ chức lớn. Tính năng đáp ứng tất cả những yêu cầu phức tạp, thiết kế tiên tiến hiện đại, cách thức sử dụng đơn giản, phần mềm đi kèm giúp xử lý, trích xuất thông tin một cách nhanh chóng và đơn giản. Dịch vụ sau bán hàng được đảm bảo và uy tín. 


     

Thị trường máy Scan hiện nay đa dạng và đáp ứng mọi phân khúc từ thấp đến cao.


 Dựa vào nhu cầu sử dụng và khả năng đầu tư để lựa chọn và sở hữu một chiếc máy scan chuyên dụng là rất dễ dàng. Việc sở hữu một chiếc máy scan trong suốt quá trình hoạt động của Doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả không ngờ:

-          Không cần phải soát xét số lượng tài liệu cần phải số hóa.

-          Số hóa tất cả giấy tờ của văn phòng ngay khi phát sinh trong công việc hàng ngày.

-          Đảm bảo rủi ro ở mức thấp nhất, tăng cường khả năng tương tác (gửi mail và chia sẻ ngay lập tức, sao chép và chỉnh sửa hiệu quả).

-          Tạo ra môi trường làm việc dễ dàng, năng động và hiện đại cho đội ngũ nhân viên.

-          Tiết kiệm chi phí lưu trữ, bảo quản tài liệu trong văn phòng.

-          Tiết kiệm chi phí luân chuyển thông tin khi cần xử lý hay gửi, trao đổi tài liệu.

-          Việc số hóa các tài liệu khổ lớn cũng giúp cho Doanh nghiệp có quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Số hóa là một quyết định sáng suốt khi hướng tới một văn phòng không giấy tờ và sự yên tâm khi thông tin luôn được kiểm soát chặt chẽ dẫn đến chất lượng dịch vụ cũng như sự hài lòng của Khách hàng về Doanh nghiệp cũng tăng theo, đó là những lợi ích đáng kể trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu.

Để đáp ứng tốt nhất cho công tác số hóa, Công ty DSG VIETNAM đã xây dựng và hoàn thiện một hệ thống số hóa toàn diện đảm bảo việc cung cấp, tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật cho Khách hàng đúng theo tiêu chuẩn của Nhà phân phối chính thức và duy nhất tại Việt Nam của thương hiệu máy quét Colortrac, Kodak và Avision.

 

bài viết khác