Tin Tức

5 Điều Khỏi Cần Nghĩ Khi Sử Dụng Máy Scan Thông Minh Đa Chức Năng

 

Trong thời kỳ công nghệ số hóa tài liệu đang rất phát triển hiện nay, máy scan là một thiết bị không thể thiếu để phục vụ cho công tác quét và lưu trữ tài liệu đối với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Vấn đề đặt ra không chỉ là làm sao lựa chọn được chiếc máy scan phù hợp, và việc bảo quản và sử dụng nó làm sao cho hiệu quả cũng làm người dùng phải suy nghĩ đắn đo rất nhiều. Tuy nhiên, sự ra đời và phổ biến của các dòng máy quét thông minh đa chức năng của một số hãng như Kodak, Panasonic…đã loại bỏ đi được những lo lắng ấy. Với bài viết này chúng tôi sẽ chỉ ra 5 điều bạn khỏi cần lo lắng khi sử dụng máy scan đa chức năng.

1. Không cần quá lo lắng việc bảo quản mặt kính

Mặt kính máy scan là nơi tiếp xúc với hình ảnh, giấy tờ mà bạn định quét. Do đó, với các loại máy quét thông thường, nếu mặt kính bị trầy hay bụi bẩn, thì file nhận được sẽ bị các vệt đen. Tuy nhiên với các dòng máy quét đa chức năng thì việc những vệt đen như vậy xuất hiện là khó có khả năng, bởi các dòng máy này có chức năng tự động điều chỉnh màu sắc, tự động khử nhiễu và điều chỉnh bố cục để cho ra hình ảnh hoàn hảo nhất. Điều này cũng có nghĩa là bạn không mất công sức cho việc điều chỉnh hình ảnh như trước đây nữa.

Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý nhớ tránh việc đặt các vật nặng, bề mặt sần sùi làm trầy hay rạn vỡ mặt kính. 
2. Tha hồ sử dụng máy scan cả ngày với đống tài liệu “khổng lồ”  mà không lo ngại việc scan vượt quá công suất

Kết quả hình ảnh cho panasonic kv-sl1066
Panasonic KV-SL1066

Mỗi dòng máy scan đều có một công suất quét trong ngày được quy định rõ ràng. Trong một ngày, không giới hạn bạn scan một lần liên tục hay chia nhỏ scan thành nhiều lần, nhưng cần lưu ý tổng số trang scan trong một ngày, không được vượt quá công suất quét trong ngày của máy. Người dùng thường không để ý đến điều này và lạm dụng khả năng scan tốc cao của máy, khiến tuổi thọ sản phẩm suy giảm nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc scan quá công suất sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ của bóng đèn LED trong máy. Chi phí thay lại đèn khác rất đắt.  Tuy nhiên, với các dòng máy scan Panasonic, đơn cử  như KV-SL1066, KV-SL1056, KV-S1026C thì máy không bị nóng nếu scan nhiều lần. Những cải tiến gia tăng sự tối ưu về mặt thiết kế và tính năng thông minh của dòng sản phẩm này đảm bảo lượng cho giấy quét đều đặn, duy trì tốc độ quét cao, hơn thế nữa công suất hoạt động của nó lên tới 8000 tờ/ ngày, là con số không hề nhỏ, nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng mà không lo scan vượt quá công suất.

3. Không phải lưu tâm đến việc phải khởi động máy phức tạp, đúng trình tự

Thông thường, khi khởi động máy bạn phải thực hiện qua nhiều thao tác và đòi hỏi phải bắt buộc theo đúng trình tự, và sau khi khởi động bạn chưa thể sử dụng ngay mà phải chờ 5-10 giây để làm ấm máy sau đó bắt đầu thao tác quét ảnh.
   

Hiện nay với một số dòng máy sử dụng nguồn sáng từ đèn LED như Panasonic thì thời gian khởi động làm nóng máy gần như được bỏ qua, và bạn có thể tiến hành scan luôn ngay sau khi mở máy. Thao tác khởi động máy chỉ diễn ra trong 1 giây với một nút bấm. Đây có thể coi là một trong những cải tiến mà những dòng máy scan mới đang hướng những sản phẩm thân thiện với người dùng, đảm bảo scan nhanh chóng nhất có thể.

4. Không cần bỏ phần lớn thời gian để sắp xếp tài liệu trước khi quét

Việc phải phân loại từng tờ tài liệu theo từng chất liệu, kích thước, chiều hướng… đã trở nên xa vời với các dòng máy scan thông minh và được thay thế bằng sự tự động hóa. Tất cả việc bạn làm chỉ là đặt hàng trăm tờ giấy đủ loại vào khay nạp giấy,bấm nút khởi động và chọn chế độ làm việc.

5. Tài liệu được số hóa hiệu quả nhờ có những phần mềm số hóa được cung cấp cùng các loại máy scan hiện đại đa năng

Bên cạnh lượng thông tin phát sinh hàng ngày dưới dạng thông tin số, các tổ chức còn đứng trước môt thách thức không nhỏ : Một khối lượng khổng lồ Thông Tin Và Tài Liệu Giấy Tờ Quá Khứ tích tụ từ vài năm thậm chí hàng chục năm, với khối lượng quy đổi lên đến hàng chục triệu trang giấy A4, với chất lượng từ tốt đến kém, thậm chí rất kém, dễ bị hư hỏng nhanh. Với các dòng máy Panasonic, phần mềm bạn có thể sử dụng kèm theo để hỗ trợ một cách hiệu quả việc số hóa tài liệu đó chính là SOHO SCAN. Đây là phầm mềm do công ty TNHH Giải Pháp Số Toàn Cầu- DSG sáng chế và độc quyền cung cấp.

 

bài viết khác